Especialista aponta falhas na gestão de documentos e alerta para impacto na IA empresarial
Um estudo recente, divulgado em 22 de julho de 2025, revela que muitas organizações continuam a subestimar o valor do seu conteúdo interno, comprometendo iniciativas de transformação digital e de inteligência artificial. A conclusão é apresentada por Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, que analisou o estado da gestão documental no mercado.
Documentos vistos como custo, não como ativo
De acordo com o especialista, contratos, e-mails, propostas comerciais, relatórios técnicos e outros registos empresariais formam um património informacional decisivo para a competitividade. Contudo, grande parte das empresas encara estes materiais apenas como despesa operacional, mantendo-os dispersos em pastas desorganizadas ou inacessíveis. Esse comportamento contrasta com o discurso de querer ser “data-driven”, salientou.
Impacto direto na inteligência artificial
Araújo destaca que a inteligência artificial necessita de dados fiáveis para gerar resultados consistentes. Quando o conteúdo corporativo permanece não estruturado, transforma-se num passivo oculto, reduzindo eficácia de modelos de IA, atrasando processos e aumentando riscos de conformidade. “Sem informação confiável, nenhuma automação sustenta valor a longo prazo”, referiu.
Falta de políticas básicas de governança
Mesmo com investimentos em ferramentas tecnológicas avançadas, muitas organizações não estabelecem políticas elementares de gestão documental. O relatório aponta falhas recorrentes em:
- Classificação e estruturação de documentos;
- Definição de acessos e responsabilidades;
- Actualização regular de conteúdos críticos;
- Integração entre repositórios físicos e digitais.
Mudança cultural e operacional
Para reverter o cenário, o especialista recomenda reconhecer o conteúdo como ativo estratégico, introduzir normas claras de governança documental e capacitar equipas para gerir informação com o mesmo rigor aplicado a ativos financeiros. Segundo Araújo, empresas que adoptam estas práticas ganham agilidade, reduzem riscos e fortalecem a inovação.
O relatório conclui que o futuro competitivo pertencerá não a quem apenas recolhe dados, mas a quem consegue transformar informação interna em inteligência accionável. Nesse contexto, a gestão eficaz de documentos deixa de ser opcional e passa a ser condição mínima para projetos de transformação digital sustentados.
