Automação de processos: cinco níveis de maturidade e o atraso da maioria das empresas brasileiras

A automação de processos já figura como requisito para aumentar produtividade, reduzir custos e garantir competitividade, mas os dados mostram que boa parte das organizações brasileiras segue no nível mais básico dessa jornada, apesar do investimento crescente em tecnologia.

O cenário brasileiro da automação de processos

Levantamento da Fundação Getúlio Vargas indica que 78% das empresas no país utilizam alguma ferramenta de automação. Ainda assim, 26% reconhecem não possuir pleno conhecimento para operar esses recursos de forma eficiente, segundo estudo do OTRS Group. Ao avaliar especificamente iniciativas que envolvem inteligência artificial, o retrato apresenta contraste semelhante: 59% das empresas que adotam automação já introduziram IA em seus fluxos, mas até 95% dos projetos não geram impacto prático, de acordo com o MIT Sloan Management Review. Esses números apontam uma realidade em que o investimento tecnológico existe, porém a maturidade operacional não acompanha o mesmo ritmo.

Primeiro nível de automação de processos: dependência totalmente humana

No estágio inicial, o trabalho permanece centralizado em atividades manuais. Formulários em papel, planilhas, e-mails e até mensagens instantâneas dominam a troca de informações. Num processo típico de reembolso de viagem, o colaborador envia recibos por e-mail, um estagiário imprime cada documento, um analista revisa dados, o gestor assina fisicamente e o financeiro digita tudo novamente no sistema corporativo. O resultado é lentidão, retrabalho e exposição constante a falhas humanas. Apesar de parecer simples migrar dessa realidade para o meio digital, a partir de sistemas já disponíveis, muitas empresas continuam nesse nível por questões culturais, falta de padronização ou ausência de patrocínio executivo.

Segundo nível de automação de processos: digitalização ainda sem integração

O segundo nível marca a transição do papel para o ambiente eletrônico. Aqui, o colaborador preenche um formulário on-line, o gestor aprova em ambiente digital e regras pré-configuradas liberam o fluxo para etapas seguintes. A principal conquista é a rastreabilidade: todas as movimentações ficam registradas, diminuindo extravios de informação. Entretanto, os sistemas ainda não dialogam entre si. No exemplo do reembolso, a solicitação nasce numa plataforma específica, percorre o fluxo desenhado e chega ao setor financeiro validada, mas os dados precisam ser inseridos manualmente em aplicações paralelas, como planilhas ou o ERP. O ganho de eficiência existe, embora limitado pela ausência de integrações.

Integração sistêmica marca o terceiro nível de maturidade

Quando a empresa atinge o terceiro estágio, as bases de dados passam a conversar automaticamente. O fluxo de reembolso deixa de requerer digitação duplicada: ao receber a aprovação do gestor, a solução encaminha as informações diretamente ao ERP. A movimentação de dados ponta a ponta reduz erros, acelera prazos e amplia transparência, pois cada etapa pode ser verificada em tempo real. Além disso, relatórios consolidados tornam-se mais confiáveis, já que todos os campos são alimentados por um único registro de origem. Essa integração representa passo determinante rumo à escalabilidade, preparando o terreno para a automação de tarefas repetitivas por meio da robotização.

RPA impulsiona o quarto nível e redefine rotinas financeiras

O quarto nível introduz robôs de software — ou RPA — na execução de atividades operacionais. Eles simulam a atuação humana em interfaces gráficas, clicando, digitando e navegando entre sistemas. No mesmo fluxo de reembolso, o robô acessa o ambiente bancário, verifica dados, processa o pagamento, faz upload dos comprovantes digitalizados e gera o recibo final sem intervenção de pessoas. Ao retirar tarefas repetitivas do escopo das equipes, a empresa diminui gargalos, evita retrabalho e libera profissionais para funções analíticas, como análise de conformidade ou planejamento de orçamento. Essa combinação de integração sistêmica com robotização cria base sólida para a próxima etapa, quando decisões passam a ser orientadas por algoritmos de aprendizagem.

Inteligência artificial consolida o quinto nível de maturidade

O estágio mais avançado adiciona capacidade cognitiva à automação. Sistemas não apenas executam instruções, mas interpretam contextos, aprendem com padrões históricos e tomam decisões autônomas. No fluxo de reembolso, a IA aplica OCR inteligente para ler recibos, identifica categorias de despesas, detecta inconsistências e prevê riscos de não conformidade. Se um colaborador ultrapassa frequentemente o limite estabelecido para hospedagem, o sistema alerta o gestor e sugere ações corretivas. Modelos preditivos, alimentados por dados acumulados, anteveem tendências de gastos e contribuem para otimizar políticas internas. Nesse patamar, a automação deixa de ser exclusivamente operacional e passa a ter papel estratégico na governança corporativa.

Fatores que travam o avanço da automação de processos

A disparidade entre investimento e resultado deve-se menos à tecnologia e mais a aspectos humanos, processuais e culturais. Muitas empresas mantêm fluxos herdados, centrados em e-mail e planilhas, porque a mudança implica repensar formas de trabalho arraigadas. A falta de conhecimento relatada por 26% das organizações evidencia carência de capacitação para desenhar, monitorar e otimizar processos. Além disso, a transformação requer integração entre áreas, algo que esbarra em silos departamentais. Sem alinhamento estratégico e liderança comprometida, projetos permanecem pontuais, não escalam e, consequentemente, não alcançam a maturidade desejada.

Condicionantes para subir de nível

Avançar na jornada de automação exige visão de longo prazo, patrocínio executivo e parceiros tecnológicos que apoiem todas as etapas, da digitalização inicial à adoção de IA. A integração de sistemas, a qualificação de equipes e o redesenho de processos compõem pilares essenciais para superar o estágio de dependência humana e aproximar-se dos patamares em que a tecnologia atua como agente decisório.